امروزه، مدیریت موفقیتآمیز سازمانها نیازمند ترکیبی از مهارتها، دانش و استراتژیهای موثر است. مدیریت کسب و کار نه تنها به مدیریت عملیات روزانه محدود نمیشود، بلکه شامل تصمیمگیریهای استراتژیک، بهینهسازی منابع و پیشبینی روندهای آینده است. این حوزه مهم و چندوجهی، پایه و اساس موفقیت هر سازمانی را تشکیل میدهد و مدیران را به ابزارها و تکنیکهایی مجهز میکند تا در محیطهای رقابتی به بهترین نحو عمل کنند. در این مقاله، به بررسی مفاهیم اساسی و نقشهای حیاتی در مدیریت کسب و کار خواهم پرداخت.
“مدیریت انجام درست کارهاست؛ رهبری انجام کارهای درست است.” – Peter Drucker
مدیریت کسب و کار چیست؟
مدیریت کسب و کار (Business Management)، رشتهای است که به نظارت و سرپرستی عملیات، فرآیندها و منابع کسب و کار به منظور دستیابی به اهداف و مقاصد سازمانی میپردازد. آنها شامل برنامهریزی، سازماندهی، هدایت و کنترل منابع، از جمله افراد، مالی، مواد و فناوری، به منظور دستیابی به نتایج مطلوب به صورت کارا و موثر است.
نقش مدیر کسب و کار
نقش یک مدیر کسب و کار معمولاً شامل تصمیمگیریهای استراتژیک، تخصیص منابع و ایجاد سیاستهایی است که راهنمایی برای عملیات روزانه شرکت ارائه میدهند. مدیریت کسب و کار جنبههای مختلفی از مدیریت اداری کسب و کار، از جمله مالی، حسابداری، منابع انسانی، بازاریابی، عملیات و لجستیک را در بر میگیرد.
یک مدیر موفق باید مهارتهای رهبری، ارتباطی، حل مسئله و توانایی تصمیمگیری صحیح داشته باشد. اما این کافی نیست. آنها همچنین نیاز به دانش تخصصی صنعت، از جمله اصول فنی، کسب و کار و تجاری (به عنوان مثال: درک روندهای بازار و نیازهای مشتریان) دارند.
زمینههای اصلی مدیریت کسب و کار
چندین زمینه اصلی در مدیریت کسب و کار وجود دارد که شامل موارد زیر میشود:
- مدیریت استراتژیک: شامل تعیین جهت کلی سازمان و تدوین برنامههای بلندمدت برای دستیابی به اهداف و مقاصد شرکت میشود. این شامل تحلیل محیط خارجی، شناسایی نقاط قوت و ضعف شرکت و توسعه استراتژیهایی برای موقعیتیابی موفقیت شرکت است.
- مدیریت مالی: شامل مدیریت منابع مالی سازمان، مانند بودجهبندی، پیشبینی، تحلیل مالی و مدیریت سرمایهگذاریها میشود.
- مدیریت بازاریابی: شامل شناسایی و درک نیازهای مشتریان، توسعه و اجرای استراتژیهای بازاریابی و مدیریت ترویج و توزیع محصولات یا خدمات شرکت میشود.
- مدیریت عملیات: شامل مدیریت فرآیندها و سیستمهایی که محصولات یا خدمات شرکت را تولید و تحویل میدهند. این شامل مدیریت زنجیره تأمین، مدیریت تولید و لجستیک میشود.
- مدیریت منابع انسانی: شامل مدیریت کارکنان شرکت، از جمله جذب، استخدام، آموزش، توسعه، ارزیابی عملکرد و جبران خدمت میشود.
- مدیریت فناوری اطلاعات: شامل مدیریت زیرساخت فناوری شرکت، از جمله سختافزار، نرمافزار و مدیریت دادهها به منظور پشتیبانی از اهداف کسب و کار شرکت میشود.
- مدیریت ریسک: شامل شناسایی و مدیریت ریسکهایی که شرکت با آنها مواجه است، مانند ریسکهای مالی، حقوقی و عملیاتی میشود. این شامل تدوین برنامههای مدیریت ریسک و اجرای استراتژیهایی برای کاهش ریسک است.
در تمام این زمینهها، فرآیندهایی وجود دارند که عملیات را به جلو میبرند. بنابراین، رشته مدیریت فرآیند کسب و کار میتواند در تمام این زمینهها کمک کند و محدود به فناوری نیست. در واقع، حوزه فناوری نقش پشتیبانی دارد و به انتخاب و راهاندازی مجموعه BPM مناسب برای دیگر زمینهها کمک میکند تا در اجرای فرآیندهای خود کاراتر باشند.
تاکتیکهای رایج مدیریت کسب و کار
بسته به اهداف و چالشهای خاص سازمان، تاکتیکهای متنوعی میتوانند در مدیریت شرکت به کار گرفته شوند. برخی از رایجترین تاکتیکهایی که مشاهده کردهایم عبارتند از:
- تعیین اهداف و مقاصد واضح: این کار به ارائه جهت و تمرکز برای سازمان کمک میکند و مدیران را قادر میسازد تا پیشرفت را پیگیری کرده و موفقیت را اندازهگیری کنند.
- توسعه یک برنامه استراتژیک: این برنامه اقدامات لازم برای دستیابی به اهداف را مشخص میکند. این کار به اطمینان از تخصیص مؤثر منابع و همکاری همه افراد در جهت اهداف مشترک کمک میکند.
- ارتباطات مؤثر: شامل برقراری ارتباطات واضح در مورد اهداف و انتظارات، ارائه بازخورد و شناسایی دستاوردها، و ایجاد روابط با ذینفعان و کارکنان است.
- نظارت و مدیریت عملکرد کارکنان: تعیین استانداردهای عملکرد، ارائه بازخورد و راهنمایی، و رسیدگی به مسائل عملکردی به موقع و مؤثر.
- پیادهسازی فرآیندها و سیستمهای بهبود مستمر: این شامل بازبینی و اصلاح منظم فرآیندها و روشها برای بهینهسازی عملکرد و اطمینان از بهرهوری سازمان است.
- ساخت تیمهای قوی: ایجاد محیط کاری حمایتی و همکاری، تعیین نقشها و مسئولیتهای واضح، و ارائه فرصتهای توسعه و رشد برای اعضای تیم.
- تشویق نوآوری و خلاقیت: ایجاد فرهنگی که از ایدههای جدید و آزمایشگری پشتیبانی کند و منابع و پشتیبانی برای پروژهها و ابتکارات نوآورانه فراهم کند.
- شناسایی و مدیریت ریسکها: ارزیابی تهدیدهای بالقوه، توسعه استراتژیهایی برای کاهش ریسک و داشتن برنامههای جایگزین برای مقابله با رویدادهای غیرمنتظره.
اصول اساسی مدیریت عالی
اصول بسیاری برای مدیریت عالی شناسایی و بحث شدهاند. برخی از اصول بنیادی:
- ارتباطات شفاف و مؤثر: توسعه کانالهای ارتباطی واضح و مؤثر با کارکنان، ذینفعان و مشتریان. مدیران باید بتوانند انتظارات خود را بیان کنند، بازخورد ارائه دهند و دیالوگ را تشویق کنند.
- داشتن چشمانداز واضح: داشتن چشمانداز روشن برای آینده شرکت و توسعه برنامه استراتژیک برای دستیابی به آن چشمانداز. مدیران باید بتوانند چشمانداز را به کارکنان انتقال دهند و آنها را برای کار در جهت آن انگیزه دهند.
- همدلی و هوش هیجانی: مدیران عالی قادرند دیدگاهها و احساسات کارکنان خود را درک کنند و با آنها روابط برقرار کنند و به روشی حمایتی و سازنده ارتباط برقرار کنند.
- پاسخگویی: پذیرش مسئولیت اقدامات خود و نظارت دقیق بر عملکرد کارکنان. مدیران عالی با تعیین انتظارات واضح و ارائه بازخورد درباره عملکرد، اعتبار و اعتماد ایجاد میکنند.
- تعهد به یادگیری و رشد: مدیران عالی متعهد به یادگیری و رشد هستند. آنها دائماً به دنبال کسب دانش و مهارتهای جدید برای خود و تیمهایشان هستند.
- نوآوری و خلاقیت: نوآوری و خلاقیت در حل مشکلات پیچیده یا موقعیتهای غیرمنتظره ضروری است. مدیران عالی خطر میکنند تا به اهداف بزرگ دست یابند و در مواجهه با چالشها به نوآوری و خلاقیت تیم خود تکیه میکنند.
- تیمسازی و همکاری: اهمیت تیمسازی و همکاری را میدانند. آنها محیط کاری ایجاد میکنند که اعتماد وجود دارد، اهداف مشترک تعریف میشود، و بازخورد دقیق و به موقع برای بهبود عملکرد ارائه میشود.
- انعطافپذیری و تطبیقپذیری: انعطافپذیری و تطبیقپذیری از ویژگیهای کلیدی مدیران عالی است. آنها در مواجهه با چالشها و شکستها دوباره برمیخیزند و با موقعیتها و زمینههای غیرمنتظره به سرعت تطبیق پیدا میکنند.
به طور کلی، مدیریت عالی نیازمند ترکیبی از مهارتها، ویژگیها و روشهایی است که به مدیران امکان میدهد به طور مؤثر رهبری کنند، روابط قوی ایجاد کنند و به اهداف خود دست یابند. استفاده از ابزارهایی مانند سیستمهای مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) میتواند به مدیران کمک کند تا ارتباطات را بهبود بخشند، وظایف را با اهداف استراتژیک هماهنگ کنند، پاسخگویی را افزایش دهند و نوآوری و تیمسازی را ترویج دهند. با خودکارسازی وظایف تکراری و فرآیندهای اداری، مدیران میتوانند بیشتر بر برنامهریزی استراتژیک، آموزش کارکنان و دستیابی به نتایج تمرکز کنند.
“مدیریت، بالاتر از همه، یک عمل است که در آن هنر، علم و مهارت به هم میرسند.” – Henry Mintzberg
رابطه بین مدیریت کسب و کار و مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM)
مدیریت کسب و کار و مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) مفاهیم نزدیک به همی هستند که هر کدام تمرکز متفاوتی دارند. مدیریت کسب و کار به طور کلی شامل هدایت و هماهنگی عملیات و منابع کسب و کار به منظور دستیابی به اهداف و مقاصد سازمانی است. این مدیریت شامل وظایفی مانند برنامهریزی استراتژیک، سازماندهی، کارکنان، هدایت و کنترل منابع میشود. از سوی دیگر، BPM بر شناسایی، خودکارسازی و بهبود فرآیندهای کسب و کار درون یک سازمان به منظور بهینهسازی بهرهوری، کاهش هزینهها و بهبود کیفیت متمرکز است.
BPM شامل شناسایی فرآیندهای کسب و کار، مدلسازی آنها (با استفاده از استانداردی مانند BPMN)، خودکارسازی و اجرای آنها (با استفاده از یک موتور فرآیند)، تحلیل عملکرد آنها با استفاده از شاخصها (KPI) و انجام بهبودهای لازم برای بهینهسازی نتایج است.
به طور خلاصه، BPM زیرمجموعهای از مدیریت کسب و کار است که به طور خاص بر بهبود و مدیریت فرآیندهای کسب و کار تمرکز دارد. BPM موثر میتواند به یک شرکت کمک کند تا اهداف خود را به صورت کارآمدتر و موثرتر به دست آورد، که این یک جزء حیاتی از موفقیت در مدیریت کسب و کار است. به طور کلی، مدیریت کسب و کار و BPM دست به دست هم میدهند. مدیریت کسب و کار جهتگیری استراتژیک شرکت را فراهم میکند و کمک میکند تا فرآیندهای شرکت بهینهسازی شوند تا به اهداف خود برسند.
آیا در هر حوزهای از مدیریت کسب و کار نیاز به فرآیندهای کسب و کار خودکار وجود دارد؟
خیر، در هر حوزهای از مدیریت کسب و کار نیازی به فرآیندهای کسب و کار خودکار نیست. تصمیم به خودکارسازی یک فرآیند کسب و کار باید بر اساس نیازهای خاص سازمان، اهداف و مقاصد آن و دسترسی به راهحلهای فناوری مناسب باشد. خودکارسازی میتواند در حوزههایی مانند مدیریت مالی، مدیریت عملیات و مدیریت زنجیره تامین که فرآیندهای تکراری و قاعدهمند به راحتی قابل خودکارسازی هستند، مفید باشد.
به عنوان مثال، خودکارسازی فرآیندهای مالی مانند حسابهای پرداختنی و حسابهای دریافتنی میتواند بهرهوری و دقت را بهبود بخشد، خطاها و تأخیرها را کاهش دهد و دیدگاه بهتری از عملکرد مالی فراهم کند. به طور مشابه، خودکارسازی میتواند در حوزههایی مانند مدیریت منابع انسانی که ابزارهای خودکار میتوانند به سادهسازی فرآیندهایی مانند استخدام، ورود به کار و مدیریت عملکرد کمک کنند، مفید باشد.
با این حال، در سایر حوزهها مانند مدیریت استراتژیک و مدیریت بازاریابی، نیاز به خودکارسازی ممکن است کمتر حیاتی باشد، زیرا این حوزهها ممکن است نیاز به انعطافپذیری و خلاقیت بیشتری در تصمیمگیری داشته باشند. در حالی که فناوری میتواند در این حوزهها مفید باشد، ممکن است نیازی به خودکارسازی تمام جنبههای کسب و کار نباشد.
مدیریت کسب و کار و مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) به هم وابسته و مکمل یکدیگر هستند. مدیریت کسب و کار، چارچوب کلی برای هدایت و اداره یک سازمان را فراهم میکند، در حالی که BPM ابزارها و روشهای بهینهسازی فرآیندها را ارائه میدهد تا بهرهوری و کارایی سازمان افزایش یابد. با ترکیب این دو رویکرد، سازمانها میتوانند هم به اهداف استراتژیک خود دست یابند و هم فرآیندهای عملیاتی خود را بهبود بخشند، که در نهایت منجر به موفقیت بیشتر و پایداری در بازار رقابتی میشود.
سبکهای مختلف مدیریت کسب و کار
در مقاله قبلی درباره تعریف مدیریت صحبت کردیم. اکنون زمان آن است که درباره سبکهای مختلف مدیریت کسب و کار صحبت کنیم. سبک مدیریت مناسب برای یک موقعیت خاص به عوامل مختلفی بستگی دارد، از جمله فرهنگ سازمان، نوع کار در حال انجام، و نیازها و ترجیحات کارکنان. برخی از رایجترین سبکهای مدیریت:
- مستبدانه: مدیر تمام تصمیمها را میگیرد و کنترل کامل بر سازمان دارد. این سبک میتواند در مواقعی که تصمیمها باید به سرعت گرفته شوند، مفید باشد، اما میتواند خلاقیت و نوآوری را خفه کند.
- دموکراتیک: مدیر کارکنان را در تصمیمگیریها دخالت میدهد و ارتباط باز و بازخورد را تشویق میکند. این سبک به ساختن تیمهای قوی کمک میکند و حس مالکیت در میان کارکنان را تقویت میکند.
- لایسز-فر (اجازه به انجام): مدیر راهنمایی کمی ارائه میدهد و اجازه میدهد کارکنان خودشان تصمیم بگیرند. این سبک در مواقعی که کارکنان بسیار ماهر و انگیزهدار هستند، مفید است، اما میتواند منجر به کمبود جهتدهی و مسئولیتپذیری شود.
- تحولی: مدیر کارکنان را الهام میبخشد و انگیزه میدهد تا به پتانسیل کامل خود برسند. این سبک میتواند در پرورش خلاقیت و نوآوری مؤثر باشد، اما نیازمند درجه بالایی از هوش عاطفی و مهارتهای ارتباطی است.
- تبادلی: مدیر انتظارات واضحی را تعیین میکند و پاداشها یا تنبیهها را بر اساس عملکرد ارائه میدهد. این سبک میتواند در دستیابی به اهداف کوتاهمدت مؤثر باشد، اما ممکن است در ساختن تیمهای قوی و پرورش رشد بلندمدت مؤثر نباشد.
- خدمتگزار: مدیر بر خدمت به نیازهای کارکنان و کمک به آنها برای دستیابی به اهدافشان تمرکز میکند. این سبک میتواند به ساختن تیمهای قوی و تقویت حس وفاداری و تعهد کمک کند، اما نیازمند درجه بالایی از همدلی و هوش عاطفی است.
البته، مؤثرترین سبک مدیریت به دو عامل کلیدی بستگی دارد. اولاً، نیازها و اهداف خاص سازمان. و از سوی دیگر، به قوتها و ضعفهای فردی مدیران و کارکنان بستگی دارد. برخی مدیران بسیار ماهر میتوانند سبک مدیریت خود را متناسب با نیازهای سازمان و کارکنان تطبیق دهند، اما این مورد معمولاً نادر است.
سبکهای مدیریت مناسب برای اتوماسیون و رسمیسازی فرآیندهای کسبوکار
انتخاب سبک مدیریت مناسب میتواند تاثیر بسزایی در موفقیت اتوماسیون و رسمیسازی فرآیندهای کسبوکار داشته باشد. دو سبک مدیریتی که به خوبی با اتوماسیون فرآیندهای کسبوکار سازگار هستند، بررسی میشوند:
1. سبک مدیریت تراکنشی
- ماهیت: این سبک بر پایه انتظارات واضح، پاداشها و تنبیهها بر اساس عملکرد استوار است.
- تناسب با اتوماسیون: رسمیسازی و اتوماسیون فرآیندهای کسبوکار با این سبک بسیار سازگار است زیرا عملکرد میتواند به طور مداوم با استفاده از شاخصهای کلیدی عملکرد (KPI) که بهطور خودکار توسط مجموعه BPM اندازهگیری میشود، دنبال شود.
- مزایا: تضمین میکند که عملکرد بهطور دقیق دنبال میشود و عملکرد همواره مورد ارزیابی قرار میگیرد.
2. سبک مدیریت خادمانه
- ماهیت: این سبک بر خدمت به نیازهای کارکنان و ساخت تیمهای قوی تمرکز دارد.
- تناسب با اتوماسیون: رسمیسازی و اتوماسیون فرآیندهای کسبوکار میتواند تضمین کند که کارکنان ابزارهای لازم برای موفقیت را دارند، به خصوص در شرایطی که کارکنان در مکانهای مختلف پراکنده شدهاند یا روی پروژههای مختلف کار میکنند.
- مزایا: ابزارهای اتوماسیون میتوانند به مدیران کمک کنند تا فرآیندها را کارآمدتر مدیریت کنند و به کارکنان امکان دهند تا بهتر به وظایف خود بپردازند.
اهمیت تفویض اختیار در مدیریت کسبوکار
تفویض اختیار یکی از جنبههای کلیدی مدیریت مؤثر است و اغلب به عنوان یکی از ویژگیهای اصلی مدیران بزرگ مطرح میشود. تفویض اختیار به مدیران این امکان را میدهد که از مهارتها و دانش اعضای تیم خود بهرهبرداری کنند، بار کاری را مؤثرتر توزیع کنند و بر روی وظایف سطح بالاتری که نیاز به توجه دارند تمرکز کنند. همچنین فرصتهایی برای کارکنان فراهم میکند تا مهارتهای خود را توسعه دهند، با چالشهای جدید روبرو شوند و رضایت شغلی بیشتری پیدا کنند.
مدیران بزرگ اهمیت تفویض اختیار را درک میکنند و در شناسایی وظایفی که میتوان به دیگران واگذار کرد، انتخاب افراد مناسب برای تفویض اختیار و ارائه راهنمایی و پشتیبانی لازم برای اطمینان از موفقیت در انجام وظایف مهارت دارند. آنها همچنین قادر به ایجاد توازن بین تفویض اختیار و سطوح مناسب نظارت، پاسخگویی و کنترل هستند تا اطمینان حاصل کنند که وظایف واگذار شده با اهداف و استانداردهای کیفی سازمان همخوانی دارند.
“مدیریت کارایی در بالا رفتن از نردبان موفقیت است؛ رهبری تعیین میکند که آیا نردبان به دیوار درستی تکیه داده شده است یا خیر.” – Stephen Covey
معایب تفویض اختیار و چگونگی غلبه بر آنها
تفویض اختیار میتواند راه مؤثری برای مدیریت بار کاری، توسعه مهارتهای کارکنان و ترویج فرهنگ اعتماد و پاسخگویی در یک سازمان باشد. با این حال، معایب بالقوهای نیز در تفویض اختیار وجود دارد، از جمله:
- عدم کنترل: هنگامی که مدیران وظایف را به دیگران واگذار میکنند، ممکن است احساس کنند که کنترل خود را بر کار از دست میدهند.
- راهحل: مجموعه BPM و فرآیندهای خودکار میتوانند به مدیران یک نمای واضح و متمرکز از تمامی وظایف واگذار شده بدهند، و اطمینان حاصل کنند که آنها همچنان کنترل کار را در دست دارند.
- سوء تفاهمها و اشتباهات: تفویض اختیار نیازمند ارتباط واضح و درک مشترکی از انتظارات، زمانبندیها و استانداردهای کیفی است.
- راهحل: فرآیندهای خودکار میتوانند رویکرد استاندارد و مشخصی را برای انجام وظایف، مدیریت مهلتها و ایجاد هشدارها ارائه دهند و احتمال سوء تفاهمها و اشتباهات را کاهش دهند.
- توسعه کارکنان: ممکن است منجر به احساس فشار یا حمایت ناکافی شود اگر به کارکنان راهنمایی یا منابع کافی ارائه نشود.
- راهحل: فرآیندهای مستند و خودکار میتوانند به کارکنان چارچوب و راهنمایی لازم برای انجام موفقیتآمیز وظایف را ارائه دهند.
- سرمایهگذاری زمانی: تفویض اختیار نیازمند زمان و تلاش است، زیرا مدیران نیاز به سرمایهگذاری در آموزش، ارتباط و پیگیری دارند.
- راهحل: با خودکارسازی فرآیندها، مدیران میتوانند زمان مورد نیاز برای تفویض و مدیریت وظایف را کاهش دهند.
- ریسک تفویض اختیار: برخی وظایف به دلیل اهمیت و حساسیتشان نمیتوانند واگذار شوند.
- راهحل: با تعریف فرآیندها و نقشهای واضح در یک مجموعه BPM، مدیران میتوانند اطمینان حاصل کنند که وظایف به افراد مناسب واگذار میشوند و به درستی انجام میشوند.
جمعبندی
انتخاب سبک مدیریت مناسب و تفویض اختیار میتواند به طور چشمگیری بهرهوری و کارایی سازمان را بهبود بخشد. استفاده از سیستمهای مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) در کنار سبکهای مدیریتی مناسب مانند مدیریت تراکنشی و مدیریت خادمانه میتواند به مدیران کمک کند تا فرآیندها را بهینهسازی کرده و اطمینان حاصل کنند که سازمان به اهداف خود دست مییابد.
سوالات متداول درباره مدیریت
مدیریت چیست؟
مدیریت به عمل سازماندهی، انگیزش، هدایت و کنترل منابع اطلاعاتی، مالی، فیزیکی و انسانی یک سازمان به منظور دستیابی کارآمد و موفق به اهداف آن گفته میشود.
هدف اصلی مدیران کسبوکار چیست؟
اهداف اصلی مدیران کسبوکار افزایش سود و افزودن ارزش برای سهامداران شرکت است. شامل تعیین اهداف، ایجاد برنامهها و پیگیری پیشرفت میشود. همچنین آنها سعی میکنند عملیات و فرآیندها را بهبود بخشیده و کارکنان و منابع را مدیریت کنند تا نتایج مورد نیاز را به دست آورند.