راهنمای کامل مدیریت فرآیند کسب‌وکار

فرآیندهای حیاتی کسب‌وکار ستون فقرات هر سازمان هستند. این فرآیندها بسیار مهم هستند زیرا به طور فعال به دستیابی به اهداف تعیین شده سازمان کمک می‌کنند. اثربخشی و بهره‌وری عملکرد آنها تأثیر زیادی بر رونق شرکت دارند. درک اهمیت فرآیندهای حیاتی کسب‌وکار سازمان شما نقطه شروعی برای برتری در فرآیندهای کسب‌وکار است. من به خوبی اهمیت شناسایی و مدیریت این فرآیندهای حیاتی را درک می‌کنم. به شرکت‌ها در تقویت بنیان‌هایشان و تسریع رشد کمک می‌کنم.

“اولین قانون هر فناوری این است که عملیات اتوماتیک بر روی عملیات کارآمد اعمال شود، کارایی را افزایش می‌دهد. دومین قانون این است که عملیات اتوماتیک بر روی عملیات ناکارآمد اعمال شود، ناکارایی را افزایش می‌دهد.”- بیل گیتس، بنیان‌گذار مایکروسافت

مدیریت فرآیند کسب‌وکار چیست؟

مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM) یک رشته‌ای است که یک رویکرد سیستماتیک برای بهبود و بهینه‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار پیشنهاد می‌کند. این رشته شامل ۴ مرحله اصلی است که در این مقاله به تفصیل بررسی خواهند شد:

• طراحی و مدل‌سازی فرآیندها:
• این مرحله با استفاده از یک نشانه‌گذاری گرافیکی (به عنوان مثال، استاندارد جهانی BPMN) انجام می‌شود. BPMN (مدل‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار و نشانه‌گذاری) یک استاندارد جهانی است که به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد تا فرآیندهای خود را به صورت بصری مدل‌سازی کنند.
• خودکارسازی و اجرای فرآیندها:
• در این مرحله، فرآیندها با استفاده از یک مجموعه BPM که شامل یک موتور فرآیند است (به عنوان مثال، یک موتور BPMN)، خودکارسازی و اجرا می‌شوند. این ابزارها کمک می‌کنند تا فرآیندهای کسب‌وکار به طور مداوم و بدون دخالت دستی اجرا شوند.
• اندازه‌گیری عملکرد فرآیندها:
• عملکرد فرآیندها با استفاده از شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI)، نظارت در زمان واقعی و تحلیل داده‌های تاریخی برای شناسایی فرصت‌های بهبود، اندازه‌گیری می‌شود. این مرحله به کسب‌وکارها امکان می‌دهد تا کارایی فرآیندها را بررسی کنند و نقاط ضعف را شناسایی کنند.
• تصمیم‌گیری برای بهبود فرآیندها:
• بر اساس تحلیل‌های انجام شده، تصمیم‌گیری برای بهبودهایی که فرآیندها را کارآمدتر، مؤثرتر و انعطاف‌پذیرتر می‌کند، انجام می‌شود و از سرگیری چرخه بهبود BPM شروع می‌شود. این مرحله شامل اجرای تغییرات و بهینه‌سازی‌های لازم برای بهبود فرآیندها است.

یکپارچه‌سازی افراد، سیستم‌ها و فناوری برای پشتیبانی از فرآیندها نیز جزء کلیدی BPM است. هدف نهایی BPM، بهبود عملکرد کسب‌وکار از طریق ساده‌سازی فرآیندها، کاهش هزینه‌ها و افزایش رضایت مشتری است.

BPM یک رشته افقی است که می‌تواند در طیف گسترده‌ای از عملکردهای کسب‌وکار و صنایع در هر نقطه از جهان اعمال شود. این رشته به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای خود را بهبود بخشند و به اهداف کسب‌وکار خود دست یابند.

اهمیت BPM

مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM) با استفاده از رویکردی سیستماتیک برای مدیریت و بهبود فرآیندها، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا کارایی خود را افزایش داده، هزینه‌ها را کاهش داده، کیفیت را بهبود بخشیده و رضایت مشتری را افزایش دهند.

مثال ساده‌ای از زندگی واقعی:

تصور کنید شرکت شما سفارشات مشتریان را از طریق ایمیل، وبسایت یا واتساپ دریافت می‌کند. به طور مشابه، تیم فروش شما می‌تواند سفارشات را از طریق تلفن دریافت کند. در همین مرحله اولیه، فضای زیادی برای بهبود وجود دارد. با استفاده از یک فرم عمومی برای تمرکز اطلاعات و شروع یک فرآیند جدید برای تحویل کالاها یا خدمات به مشتری، می‌توان بهبود قابل توجهی ایجاد کرد.

حالا، سفارشات استاندارد مستقیماً به تیم عملیات می‌روند. اما سفارشات پیچیده‌تر نیاز به تأییدات اضافی و هماهنگی با مدیران دارند، که باید مطابق با توافق‌نامه سطح خدمات (SLA) باشند و هشدارها را فعال کنند. یک فرآیند، این قوانین کسب‌وکار را رسمی و برای همه قابل مشاهده می‌کند. علاوه بر این، یک مجموعه BPM قادر خواهد بود این فرآیند کسب‌وکار را به طور مداوم تفسیر و اجرا کند، وابستگی به افراد را کاهش دهد. صرفه‌جویی، بهبود کارایی و تجربه مشتری در این مثال ساده بسیار زیاد است. با تعمیم این فرآیند به کل فرآیندهای پیچیده و مهم شرکت، مزایای آن واضح و بسیار بزرگ خواهند بود.

شرکت‌هایی که می‌خواهند در بازار رقابت کنند، باید مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار خود را آغاز کنند. قطعاً، حداکثر کردن رضایت مشتری و کارایی داخلی برای بقا و رشد ضروری است.

تاریخچه مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM)

دهه 1960: تولد مفاهیم اولیه مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM) ریشه در دهه 1960 دارد، زمانی که نظریه‌های مدیریت علمی و روش‌های بهبود کارایی در تولید و عملیات صنعتی مطرح شدند. یکی از مهم‌ترین نظریه‌پردازان این دوران، فردریک تیلور بود که با معرفی اصول مدیریت علمی، مبانی اولیه برای بهینه‌سازی فرآیندها را بنا نهاد.

دهه 1970 و 1980: ظهور مهندسی مجدد فرآیندها در دهه 1970 و 1980، با پیشرفت فناوری اطلاعات و ورود کامپیوترها به سازمان‌ها، مفاهیم مهندسی مجدد فرآیندهای کسب‌وکار (BPR) مطرح شد. مایکل همر و جیمز چمپی از پیشگامان این حوزه بودند و با انتشار کتاب “مهندسی مجدد شرکت” در سال 1993، به تشریح اهمیت بازنگری و طراحی مجدد فرآیندهای کسب‌وکار پرداختند. این دوران با تمرکز بر بهبود کارایی و اثربخشی فرآیندهای کسب‌وکار و حذف فعالیت‌های غیرضروری همراه بود.

دهه 1990: رشد نرم‌افزارهای مدیریت فرآیند با توسعه نرم‌افزارها و ابزارهای مدیریت فرآیند، سازمان‌ها قادر شدند فرآیندهای خود را به صورت الکترونیکی مدل‌سازی، اجرا و نظارت کنند. ابزارهای معروفی مانند Workflow Management Systems (WfMS) و Enterprise Resource Planning (ERP) در این دوران معرفی شدند. این نرم‌افزارها امکان اتوماسیون و بهینه‌سازی فرآیندها را فراهم کردند.

دهه 2000: تکامل BPM و استانداردسازی در دهه 2000، مدیریت فرآیند کسب‌وکار به عنوان یک رشته مستقل شناخته شد و استانداردهای مختلفی برای مدل‌سازی و اجرای فرآیندها معرفی شدند. BPMN (Business Process Model and Notation) یکی از این استانداردها بود که توسط Object Management Group (OMG) در سال 2004 معرفی شد. BPMN به عنوان یک زبان گرافیکی استاندارد برای مدل‌سازی فرآیندها به کار گرفته شد و به سازمان‌ها امکان داد تا فرآیندهای خود را به صورت بصری و قابل فهم ترسیم کنند.

دهه 2010: تحول دیجیتال و BPM در دهه 2010، با ظهور فناوری‌های نوین مانند رایانش ابری، داده‌های بزرگ (Big Data) و هوش مصنوعی (AI)، BPM نیز تحول یافت. سازمان‌ها با استفاده از این فناوری‌ها قادر به بهبود و اتوماسیون بیشتر فرآیندهای خود شدند. نرم‌افزارهای مدرن BPM امکاناتی مانند نظارت لحظه‌ای، تحلیل داده‌ها و پیش‌بینی را فراهم کردند.

دهه 2020: عصر هوشمندی و خودکارسازی پیشرفته در دهه 2020، BPM به سمت خودکارسازی پیشرفته و استفاده از ربات‌های نرم‌افزاری (RPA) و هوش مصنوعی حرکت کرد. این تکنولوژی‌ها به سازمان‌ها امکان می‌دهند تا فرآیندهای خود را به طور کامل خودکارسازی کنند و به کارایی و اثربخشی بیشتری دست یابند. همچنین، استفاده از BPM در مدیریت تجربه مشتری (CXM) و زنجیره تأمین نیز رواج یافت.

مدیریت فرآیند کسب‌وکار به عنوان یک رشته پویا و در حال تحول، همچنان به بهبود فرآیندهای کسب‌وکار و افزایش کارایی سازمان‌ها کمک می‌کند و نقش مهمی در عصر دیجیتال ایفا می‌نماید.

نقش سیستم‌های نرم‌افزاری در فرآیندهای کسب‌وکار

در این زمینه، واضح است که یک فرآیند کسب‌وکار می‌تواند شامل چندین سیستم نرم‌افزاری باشد. در واقع، ادغام چندین سیستم نرم‌افزاری اغلب برای فرآیندهای کسب‌وکار کارآمد و یکپارچه ضروری است. با اتصال سیستم‌های نرم‌افزاری مختلف، سازمان‌ها می‌توانند وظایف را خودکار کنند، داده‌ها را به اشتراک بگذارند و فعالیت‌ها را بین بخش‌ها و تیم‌های مختلف یا با شرکت‌های دیگر هماهنگ کنند و در نتیجه بهره‌وری و اثربخشی کلی را افزایش دهند.

چرا فرآیندهای کسب‌وکار مهم هستند؟

فرآیندهای کسب‌وکار به مدیریت و ساختاردهی نحوه انجام کار، تخصیص منابع، هماهنگی افراد و تیم‌ها و اطمینان از ارائه موثر و کارآمد محصولات یا خدمات کمک می‌کنند. اداره یک شرکت بدون فرآیندهای کسب‌وکار عملاً غیرممکن است زیرا آنها پایه‌ای برای سازماندهی و اجرای فعالیت‌های مورد نیاز برای دستیابی به اهداف شرکت هستند. بدون فرآیندهای کسب‌وکار، شرکت با هرج و مرج، بی‌نظمی و ناکارآمدی مواجه می‌شود و دستیابی به نتایج مطلوب یا حفظ مزیت رقابتی دشوار خواهد بود.

رسمی‌سازی فرآیند کسب‌وکار

اگرچه بهترین روش برای سازمان‌ها این است که فرآیندهای کسب‌وکار خود را رسمی‌سازی و مستندسازی کنند، اما همه فرآیندها همیشه مستندسازی نمی‌شوند، به ویژه در سازمان‌های کوچک‌تر یا استارتاپ‌ها. فرآیندهای غیررسمی ممکن است زمانی وجود داشته باشند که سازمان‌ها به روش‌ها، روال‌ها یا درک مشترک بین کارکنان تکیه می‌کنند تا فعالیت‌های خود را انجام دهند. با این حال، فرآیندهای غیررسمی می‌توانند به چالش‌هایی منجر شوند زیرا سازمان رشد می‌کند یا با تغییرات نیروی انسانی مواجه می‌شود. نبود مستندسازی و رسمی‌سازی می‌تواند به ناهماهنگی، ناکارآمدی و سوءتفاهم‌ها منجر شود و حفظ کیفیت و کنترل عملیات را دشوار کند.

مزایای رسمی‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار

رسمی‌سازی و مستندسازی فرآیندهای کسب‌وکار چندین مزیت دارد، از جمله:

• درک واضح: فرآیندهای مستند شده به کارکنان یک درک روشن از نقش‌ها و مسئولیت‌هایشان ارائه می‌دهند و اطمینان حاصل می‌کنند که وظایف به طور مداوم و صحیح انجام می‌شوند.
• آموزش و پیوستن به تیم: فرآیندهای رسمی‌شده آموزش کارکنان جدید و آشنا کردن آنها با روش‌های استاندارد عملیاتی سازمان را آسان‌تر می‌کند.
• بهبود فرآیند: مستندسازی فرآیندها به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا ناکارآمدی‌ها یا گلوگاه‌ها را شناسایی کنند و تصمیمات مبتنی بر داده برای بهینه‌سازی عملیات بگیرند.
• رعایت قوانین: فرآیندهای رسمی‌شده به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا مقررات را رعایت کنند، استانداردهای کیفیت را حفظ کنند و از بهترین روش‌های صنعت پیروی کنند.
• مقیاس‌پذیری: فرآیندهای مستند شده از رشد سازمان حمایت می‌کنند و پایه محکمی برای گسترش عملیات و پیوستن اعضای جدید به تیم فراهم می‌کنند.

در مجموع، در حالی که فرآیندهای کسب‌وکار همیشه رسمی‌سازی و مستندسازی نمی‌شوند، انجام این کار بسیار توصیه می‌شود تا از ثبات، کارآیی و مقیاس‌پذیری سازمان به عنوان رشد آن اطمینان حاصل شود.

اجزای کلیدی یک فرآیند کسب‌وکار

اجزای کلیدی یک فرآیند در کسب‌وکار به تعریف، ساختاردهی و اجرای فعالیت‌های مورد نیاز برای دستیابی به یک هدف خاص کمک می‌کنند. این اجزا شامل موارد زیر هستند:

ورودی‌های فرآیند: این‌ها منابع، اطلاعات یا موادی هستند که برای شروع و انجام فرآیند مورد نیاز هستند. ورودی‌ها می‌توانند ملموس (مثلاً مواد اولیه، تجهیزات) یا ناملموس (مثلاً داده‌ها، دانش) باشند.

خروجی‌های فرآیند: نتایج یا محصولات تولید شده توسط فرآیند. خروجی‌ها می‌توانند محصولات، خدمات، اسناد یا اطلاعاتی باشند که به عنوان مبنای سایر فرآیندها یا برای ارائه به مشتریان یا ذی‌نفعان استفاده می‌شوند.

فعالیت‌ها یا وظایف: مراحل یا اقداماتی که در فرآیند انجام می‌شوند تا ورودی‌ها به خروجی‌ها تبدیل شوند. فعالیت‌ها می‌توانند دستی یا خودکار باشند و اغلب شامل تصمیم‌گیری، حل مسئله یا همکاری هستند.

جریان فرآیند: ترتیب و وابستگی‌های فعالیت‌ها که ترتیب اجرای آنها و نحوه ارتباط آنها با یکدیگر را تعریف می‌کند.

نقش‌ها و مسئولیت‌ها: افراد، تیم‌ها یا بخش‌هایی که مسئول اجرای فعالیت‌های مختلف در فرآیند هستند. نقش‌ها و مسئولیت‌های مشخص شده به وضوح به اطمینان از مسئولیت‌پذیری و تخصیص کارآمد وظایف کمک می‌کنند.

قوانین و سیاست‌ها: راهنماها، روش‌ها یا استانداردهایی که نحوه انجام فعالیت‌ها را تعیین می‌کنند. این‌ها می‌توانند از راهنماهای سازمانی، روش‌های توصیه شده خاص صنعتی یا مقررات الزام‌آور نشأت بگیرند.

شاخص‌های عملکرد: معیارهای کمی یا کیفی که برای ارزیابی اثربخشی و کارآیی فرآیند استفاده می‌شوند. شاخص‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا پیشرفت را نظارت کنند، مناطق نیازمند بهبود را شناسایی کنند و موفقیت ابتکارات بهبود فرآیند را پیگیری کنند.

کنترل‌های فرآیند: مکانیسم‌هایی که برای اطمینان از اجرای صحیح و مداوم فرآیند در نظر گرفته شده‌اند، مانند چک‌های کیفی، تأییدیه‌ها یا بازرسی‌ها.

مثال ساده‌ای از فرآیند کسب‌وکار

بیایید یک فرآیند اساسی کسب‌وکار را در یک سازمان معمولی که محصولات را از طریق فروش آنلاین ارائه می‌دهد، بررسی کنیم. این فرآیند به عنوان “فرآیند تکمیل سفارش” شناخته می‌شود و شامل مراحل زیر است:

1. مشتری یک سفارش را در وب‌سایت شرکت ثبت می‌کند.
2. اطلاعات سفارش در سیستم مدیریت سفارش ثبت می‌شود.
3. تیم انبار اطلاعیه‌ای در مورد سفارش جدید دریافت می‌کند.
4. کارکنان انبار اقلام سفارش داده شده را از موجودی برداشته و بسته‌بندی می‌کنند.
5. سفارش بسته‌بندی شده به یک شریک حمل و نقل تحویل داده می‌شود.
6. شریک حمل و نقل سفارش را به مشتری تحویل می‌دهد.
7. مشتری بسته را دریافت می‌کند و سفارش به عنوان کامل علامت‌گذاری می‌شود.

این مثال نشان‌دهنده یک سری وظایف هماهنگ است که شامل چندین تیم (تجارت الکترونیک، انبار و حمل و نقل) و سیستم‌ها (مدیریت سفارش و موجودی) می‌شود که با هم کار می‌کنند تا به یک هدف خاص برسند: تحویل محصول به مشتری.

فرآیندهای کسب‌وکار به مدیریت و ساختاردهی نحوه انجام کار، تخصیص منابع، هماهنگی افراد و تیم‌ها و اطمینان از ارائه موثر و کارآمد محصولات یا خدمات کمک می‌کنند. رسمی‌سازی و مستندسازی فرآیندهای کسب‌وکار برای حفظ کیفیت، هماهنگی و مقیاس‌پذیری ضروری است. بدون فرآیندهای کسب‌وکار، شرکت‌ها با هرج و مرج و ناکارآمدی مواجه می‌شوند که می‌تواند دستیابی به نتایج مطلوب و حفظ مزیت رقابتی را دشوار کند.

انواع فرآیندهای کسب‌وکار

ما می‌توانیم فرآیندهای کسب‌وکار را با استفاده از معیارهای مختلف به انواع مختلف طبقه‌بندی کنیم. یکی از مفیدترین طبقه‌بندی‌ها شامل سه نوع اصلی فرآیندها بر اساس هدف و حوزه تأثیر آنها در سازمان است:

فرآیندهای اصلی (Core Processes): این فرآیندها فرآیندهای اصلی هستند که مستقیماً به ارزش‌افزایی سازمان کمک می‌کنند و اساس مزیت رقابتی آن را تشکیل می‌دهند.

فرآیندهای پشتیبانی (Support Processes): فرآیندهای پشتیبانی امکان و تسهیل عملکرد روان فرآیندهای اصلی را با فراهم کردن منابع، زیرساخت‌ها و خدمات لازم فراهم می‌کنند.

فرآیندهای مدیریت (Management Processes): فرآیندهای مدیریت شامل برنامه‌ریزی، نظارت و کنترل فعالیت‌های سازمانی برای اطمینان از هم‌راستایی استراتژیک و کارایی عملیاتی هستند.

فرآیندهای اصلی

فرآیندهای اصلی نقش مهمی در بهبود ارزش پیشنهادی سازمان دارند و برای ارائه محصولات یا خدمات به مشتریان حیاتی هستند. این فرآیندها قابلیت‌های اصلی سازمان را تعریف کرده و پایه و اساس مزیت رقابتی آن در بازار را تشکیل می‌دهند. فرآیندهای اصلی معمولاً منحصر به هر کسب‌وکار هستند و منعکس‌کننده ماموریت، اهداف و نیازهای خاص صنعتی آن می‌باشند.

مثال: فرآیندهای اصلی یک شرکت داروسازی

برای یک شرکت داروسازی، فرآیندهای اصلی برای کشف، توسعه، تولید و توزیع داروها به بیماران ضروری هستند. در اینجا چند مثال از فرآیندهای اصلی در این زمینه آورده شده است:

• تحقیق و توسعه (R&D): شرکت تحقیقات برای شناسایی داروهای جدید انجام می‌دهد و آزمایش‌های پیش‌بالینی برای ارزیابی ایمنی و اثربخشی آنها انجام می‌دهد.
• آزمایش‌های بالینی: اگر یک داروی جدید آزمایش‌های پیش‌بالینی را با موفقیت پشت سر بگذارد، شرکت آزمایش‌های بالینی را انجام می‌دهد تا ایمنی، اثربخشی و دوز مناسب آن را بر روی انسان ارزیابی کند.
• تأییدیه‌های نظارتی: شرکت مستندات لازم را به مراجع نظارتی (مانند FDA در ایالات متحده) برای اخذ تأییدیه برای بازاریابی و فروش دارو ارسال می‌کند.
• تولید: پس از تأیید دارو، شرکت تولید انبوه را با حفظ استانداردهای کنترل کیفیت و ایمنی دقیق آغاز می‌کند.
• توزیع: شرکت داروها را به ارائه‌دهندگان خدمات بهداشتی، داروخانه‌ها و سایر کانال‌های توزیع ارسال می‌کند تا داروها به دست بیمارانی که به آنها نیاز دارند برسند.
• بازاریابی و فروش: شرکت محصولات خود را به متخصصان بهداشت و بیماران بازاریابی می‌کند تا آگاهی را افزایش داده و تقاضا را ایجاد کند.

فرآیندهای پشتیبانی

فرآیندهای پشتیبانی فعالیت‌هایی هستند که به طور غیرمستقیم به پیشنهاد ارزش سازمان کمک می‌کنند و عملکرد روان فرآیندهای اصلی را تسهیل می‌کنند. این فرآیندها منابع، زیرساخت‌ها و خدمات لازم را برای سازمان فراهم می‌کنند تا به طور کارآمد و مؤثر عمل کند.

مثال: مدیریت منابع انسانی در یک شرکت نرم‌افزاری

در یک شرکت توسعه نرم‌افزار، فرآیندهای اصلی شامل فعالیت‌هایی مانند طراحی محصول، کدنویسی، تست و استقرار می‌شود. در حالی که مدیریت منابع انسانی به طور مستقیم در ایجاد محصولات نرم‌افزاری دخیل نیست، اما نقش پشتیبانی حیاتی در موفقیت شرکت دارد. در اینجا چند مثال از فرآیندهای پشتیبانی مدیریت منابع انسانی در این زمینه آورده شده است:

• استخدام: بخش منابع انسانی شغل‌های خالی را شناسایی کرده، توصیف شغلی ایجاد می‌کند و موقعیت‌ها را تبلیغ می‌کند تا متقاضیان مناسب را جذب کند. آنها برنامه‌های درخواست را بررسی کرده، مصاحبه انجام می‌دهند و مناسب‌ترین افراد را برای پر کردن موقعیت‌های خالی انتخاب می‌کنند.
• آموزش: پس از استخدام کارکنان جدید، تیم منابع انسانی فرآیند آموزش آنها را تسهیل می‌کند و ابزارها و منابع لازم را فراهم کرده و آنها را با فرهنگ شرکت آشنا می‌کند.
• مدیریت عملکرد: منابع انسانی نظارت بر مدیریت عملکرد با تنظیم اهداف، ارزیابی‌های عملکرد، ارائه بازخورد و شناسایی حوزه‌های نیازمند بهبود یا رشد برای کارکنان.
• آموزش و توسعه: بخش منابع انسانی نیازهای مهارتی را شناسایی کرده و برنامه‌های آموزشی و توسعه‌ای را سازماندهی می‌کند تا به کارکنان در بهبود مهارت‌ها، به‌روز ماندن با روندهای صنعت و رشد درون شرکت کمک کند.
• جبران خدمات و مزایا: بخش منابع انسانی مدیریت و اجرای بسته‌های جبران خدمات و مزایای کارکنان، شامل حقوق، پاداش‌ها و مزایا، و اطمینان از رقابت‌پذیری آنها با معیارهای صنعت.
• روابط کارکنان: تیم منابع انسانی ارتقای محیط کاری مثبت با رسیدگی به نگرانی‌های کارکنان، میانجی‌گری در اختلافات و ترویج فرهنگ سازمانی سالم.

فرآیندهای مدیریت

فرآیندهای مدیریت شامل برنامه‌ریزی، نظارت و کنترل فعالیت‌های سازمانی برای اطمینان از هم‌راستایی استراتژیک، کارایی عملیاتی و دستیابی به اهداف کسب‌وکار هستند. این فرآیندها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا مسیر روشنی را تعیین و حفظ کنند، منابع را به طور مؤثر تخصیص دهند و عملکرد فرآیندهای اصلی و پشتیبانی را نظارت کنند. فرآیندهای مدیریت معمولاً شامل تدوین استراتژی، نظارت بر عملکرد، اطمینان از کنترل کیفیت و مدیریت ریسک هستند.

در حالی که فرآیندهای مدیریت ممکن است در سازمان‌ها و صنایع مختلف متفاوت باشند، وظیفه اصلی آنها ارائه نظارت و راهنمایی است و به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا به شرایط متغیر پاسخ دهند، رقابت‌پذیری خود را حفظ کرده و رشد پایدار را تحقق بخشند.

مثال: فرآیندهای مدیریت در یک شرکت تولیدی

در یک شرکت تولیدی، فرآیندهای مدیریت برای هماهنگی و نظارت بر تمامی فعالیت‌های تولیدی و تجاری حیاتی هستند. در اینجا چند مثال از فرآیندهای مدیریت در این زمینه آورده شده است:

تدوین استراتژی و برنامه‌ریزی: مدیریت ارشد شرکت، استراتژی‌ها و اهداف بلندمدت را تعیین کرده و برنامه‌های عملیاتی برای دستیابی به این اهداف تدوین می‌کنند. این فرآیند شامل تحلیل بازار، شناسایی فرصت‌ها و تهدیدها و تخصیص منابع به پروژه‌ها و ابتکارات کلیدی است.

نظارت بر عملکرد: فرآیندهای مدیریت شامل نظارت مداوم بر عملکرد واحدهای مختلف شرکت است. این نظارت از طریق گزارش‌دهی منظم، ارزیابی‌های دوره‌ای و جلسات بازبینی عملکرد انجام می‌شود. مدیران از شاخص‌های عملکرد کلیدی (KPIs) برای ارزیابی کارایی و اثربخشی فعالیت‌ها استفاده می‌کنند.

کنترل کیفیت: در یک شرکت تولیدی، اطمینان از کیفیت محصولات بسیار حائز اهمیت است. فرآیندهای مدیریت شامل تعیین استانداردهای کیفیت، اجرای بازرسی‌های منظم و اعمال کنترل‌های کیفیت در تمامی مراحل تولید است. هدف این فرآیندها کاهش نقص‌ها و افزایش رضایت مشتریان است.

مدیریت ریسک: شناسایی، ارزیابی و مدیریت ریسک‌ها جزء مهمی از فرآیندهای مدیریت است. این شامل تدوین برنامه‌های پاسخگویی به ریسک، اجرای اقدامات پیشگیرانه و نظارت بر ریسک‌های بالقوه است که می‌توانند بر عملکرد و سودآوری شرکت تأثیر بگذارند.

چرخه حیات مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM)

مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM) یک رویکرد ساختاریافته است که یک سازمان یا کسب‌وکار برای طراحی، اجرا و بهینه‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار استفاده می‌کند.

در هر سازمان یا کسب‌وکاری، مجموعه‌ای از وظایف یا فرآیندها انجام می‌شود تا اهداف و مقاصد کسب‌وکار تحقق یابد. این وظایف شامل مواردی مانند آموزش کارکنان جدید، درخواست‌های مرخصی، تأیید قراردادها و مدیریت فاکتورها می‌شود. این وظایف عمدتاً تکراری هستند و نیازمند آن هستند که کارکنان آنها را به صورت مداوم اجرا کنند تا نتایج یکنواختی به دست آید.

چرخه حیات BPM یک روش استراتژیک برای مدیریت مستمر این وظایف یا فرآیندها فراهم می‌کند. این کار را با تعریف مجموعه‌ای از مراحل انجام می‌دهد که یک قدم در هر زمان اجرا می‌شود و هدف آن بهبود فرآیند کسب‌وکار در هر مرحله است. هر مرحله در چرخه حیات یک حلقه مستمر است. بنابراین، با اتمام مرحله نهایی چرخه حیات BPM، شما از مراحل ابتدایی چرخه شروع به کار کرده و به طور مستمر فرآیندهای کسب‌وکار خود را بهبود می‌بخشید.

برخی سازمان‌ها چرخه حیات BPM را به بخش‌های جداگانه‌ای از سازمان خود اعمال می‌کنند تا به جای دید کلی از فرآیند کسب‌وکار، دید بهتری از جریان فرآیند در هر بخش داشته باشند و آنها را به صورت جداگانه مدیریت کنند. این می‌تواند به مدیریت بهتر مسائل و بهبود فرآیندها منجر شود.

مراحل چرخه حیات BPM

چرخه حیات BPM یک فرآیند جامع است که دارای پنج مرحله است و هدف آن بهبود و مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار است:

1. طراحی (Design): در این مرحله، فرآیندهای کسب‌وکار طراحی می‌شوند. این شامل تعریف فرآیندها، تعیین اهداف و شناسایی منابع مورد نیاز برای اجرای فرآیندها است.
2. مدل‌سازی (Model): پس از طراحی، فرآیندها مدل‌سازی می‌شوند. این شامل تجسم فرآیندها به صورت نمودارها و مدل‌ها است تا بتوان مراحل مختلف فرآیند را به صورت واضح دید و تحلیل کرد.
3. اجرا (Execute): در این مرحله، فرآیندها اجرا می‌شوند. این شامل پیاده‌سازی فرآیندها با استفاده از ابزارهای نرم‌افزاری و سیستم‌های مدیریت فرآیند است.
4. نظارت (Monitor): پس از اجرای فرآیندها، نظارت بر عملکرد آنها آغاز می‌شود. این شامل جمع‌آوری داده‌ها، اندازه‌گیری عملکرد و شناسایی نقاط ضعف و قوت فرآیندها است.
5. بهینه‌سازی (Optimize): در نهایت، فرآیندها بهینه‌سازی می‌شوند. این شامل انجام تغییرات و بهبودهای لازم بر اساس داده‌ها و تحلیل‌های جمع‌آوری شده است تا فرآیندها بهینه‌تر و کارآمدتر شوند.

طراحی

مرحله طراحی در چرخه عمر مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM) شروع‌کننده فرآیند است. هدف اصلی این مرحله، تشخیص این است که آیا فرآیند فعلی به اندازه کافی خوب است یا نیاز به بازسازی برای جریان بهتر فرآیند دارد. این مرحله بسیار مهم است زیرا می‌تواند نتیجه کل فرآیند را تعیین کند. در این مرحله، هرگونه گلوگاه در فرآیند فعلی شناسایی می‌شود که به شما این امکان را می‌دهد تا ایده‌ها و برنامه‌هایی برای بهبود فرآیند تدوین کنید. گاهی اوقات، چنین بهبودهایی می‌تواند شامل خودکارسازی فرآیند کاری فعلی شما و حذف مراحل دستی باشد (مثلاً خودکارسازی تخصیص تأیید فاکتورها به اعضای کارکنان در Slack). یا ممکن است به سادگی حذف مراحل غیرضروری در فرآیند باشد. صرف نظر از بهبودهای خاصی که باید انجام دهید، بهترین روش این است که طراحی خود را به بخش‌های کوچکتر تقسیم کنید. این کار دید بهتری به شما می‌دهد و امکان حل مسائل را آسان‌تر می‌کند.

مدلسازی

در این مرحله از چرخه عمر، فرآیند را به صورت یک مدل فرآیندی کشف و رمزگشایی می‌کنیم. این می‌تواند به معنای ارتباط با سهامداران یا افرادی باشد که به طور منظم با فرآیند درگیر هستند. سپس نتیجه این کشف را به همان صورت که هست ثبت می‌کنیم. در نهایت، از این کشف برای کمی کردن و شناسایی مسائل در فرآیند کسب‌وکار استفاده می‌کنیم. شما می‌توانید از تکنیک‌های تحلیل مختلف برای دستیابی به نتایج مختلف استفاده کنید. به عنوان مثال، تکنیک‌های کیفی به شما امکان می‌دهند تا مجموعه منظمی از عوامل منجر به یک مسئله را شناسایی کنید. یا تکنیک‌های کمی عملکرد یک فرآیند را در سناریوهای مختلف به طور دقیق اندازه‌گیری می‌کنند.

اجرا

پس از اتمام مراحل طراحی و مدلسازی، نوبت به استفاده از آن‌ها می‌رسد. ما این مرحله را مرحله اجرا می‌نامیم، جایی که همه بهبودهای طراحی شده را آزمایش می‌کنیم. این مرحله از چرخه عمر، طراحی و مدل را گرفته و آن‌ها را در فرآیند کسب‌وکار پیاده‌سازی می‌کند. این فرآیند می‌تواند شامل خودکارسازی فرآیندهای کسب‌وکار شما باشد. اما به طور کامل به عملکرد بدون خطای جریان کاری خود اعتماد نکنید؛ ایجاد یک محیط آزمایشی که بتواند این فرآیند را قبل از استفاده زنده توسط کاربران یا کارکنان انجام دهد، راهی مناسب است.

نظارت

پس از اجرای جریان فرآیند، باید نظارت کنیم تا اطمینان حاصل کنیم که گلوگاه‌های ناخواسته ایجاد اصطکاک در فرآیند جدید نمی‌کنند. مهم است که چارچوب شما شرایط فعلی فرآیند را زیر نظر داشته باشد. آیا فرآیند همانطور که دستور داده شده، اجرا می‌شود و آیا مطابق با زمان‌بندی خود پیش می‌رود؟ ما می‌توانیم از این اطلاعات برای اتخاذ تصمیمات عملی که حساس به زمان و حیاتی برای کسب‌وکار هستند، استفاده کنیم. در مرحله نظارت از چرخه عمر BPM، نقاط نیازمند بهبود در فرآیند فعلی را شناسایی کرده و تعیین می‌کنیم که آیا انتظارات را برآورده می‌کنند.

بهینه‌سازی

این آخرین مرحله از چرخه عمر BPM است. در این مرحله، چرخه عمر به یک حلقه تبدیل می‌شود که به ما امکان می‌دهد فرآیند کسب‌وکار خود را به طور مداوم بهینه‌سازی و بهبود بخشیم. با یک سیستم نظارت و کنترل مناسب در جای خود، این مرحله از چرخه عمر BPM از تمامی اطلاعات و معیارهای به‌دست‌آمده از نظارت بر فرآیند برای بهینه‌سازی یا بهبود هر ناحیه‌ای که نیاز به تطبیق دارد، استفاده می‌کند. از اینجا، کل فرآیند را از مرحله اول مجدداً شروع می‌کنید تا به طور مداوم راه‌هایی برای بهبود فرآیند پیدا کنید. وقتی فرآیندهای خود را به درستی بهینه‌سازی کنید، از اتلاف تلاش جلوگیری می‌کنید، نتایج را بهبود می‌بخشید و فرآیند را سرعت می‌دهید.

مثال‌های BPM

فناوری اطلاعات (IT) یک مثال واقعی از فرآیندی در بخش IT که می‌تواند با استفاده از یک مجموعه مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM) خودکار شود، فرآیند مدیریت رخدادها است. این فرآیند شامل شناسایی، حل و بستن رخدادهایی است که در زیرساخت IT رخ می‌دهد. در اینجا سه مزیت خودکارسازی فرآیند مدیریت رخدادها با یک مجموعه BPM آمده است:

1. سرعت و کارایی بیشتر در حل رخدادها: مجموعه BPM می‌تواند به‌روزرسانی‌های لحظه‌ای درباره وضعیت رخدادها ارائه دهد، وظایف مانند اولویت‌بندی و تخصیص را خودکار کند و یک مخزن متمرکز برای اطلاعات رخدادها فراهم کند.
2. بهبود همکاری با مشتریان و بین کارکنان IT: مجموعه BPM یک پلتفرم متمرکز برای ارتباط و هماهنگی فراهم می‌کند که می‌تواند به حل سریع‌تر و مؤثرتر رخدادها کمک کند.
3. ردیابی عملکرد فرآیند مدیریت رخدادها در لحظه: این امکان را به مدیران IT می‌دهد تا گلوگاه‌ها را شناسایی، زمان پاسخ‌دهی را بهبود بخشند و منابع را به‌طور مؤثرتری تخصیص دهند. مجموعه BPM همچنین می‌تواند شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) مرتبط، مانند زمان‌های حل تاریخی را ارائه دهد که به مدیران IT امکان می‌دهد عملکرد را در طول زمان اندازه‌گیری و تصمیم‌گیری‌های مبتنی بر داده برای بهبود بیشتر فرآیند انجام دهند.

فروش و مدیریت تجاری یک فرآیند معمول در بخش فروش که می‌تواند با استفاده از یک مجموعه BPM خودکار شود، فرآیند مدیریت سرنخ است. این فرآیند شامل شناسایی، تأیید و پرورش مشتریان بالقوه تا زمانی که آماده خرید شوند، است. در اینجا سه مزیت خودکارسازی فرآیند مدیریت سرنخ با یک مجموعه BPM آمده است:

1. کارایی و اثربخشی بیشتر کارکنان فروش: مجموعه BPM می‌تواند وظایفی مانند اولویت‌بندی و تخصیص سرنخ‌ها را خودکار کند، به‌روزرسانی‌های لحظه‌ای درباره وضعیت سرنخ‌ها ارائه دهد و گزارش‌هایی درباره پیشرفت سرنخ‌ها در قیف فروش تولید کند.
2. بهبود تجربه مشتری: اطمینان از اینکه سرنخ‌ها به‌موقع توجه می‌شوند و به‌طور مؤثری پرورش می‌یابند. مجموعه BPM می‌تواند یک پلتفرم متمرکز برای ارتباط با سرنخ‌ها فراهم کند و ایمیل‌های پیگیری را خودکار کند.
3. ردیابی عملکرد فرآیند مدیریت سرنخ‌ها در لحظه: به مدیران فروش این امکان را می‌دهد تا گلوگاه‌ها را شناسایی، زمان پاسخ‌دهی را بهبود بخشند و از تأخیرهایی که می‌تواند فروش را از دست بدهد، جلوگیری کنند.

مالی یک فرآیند که چندین مشتری بانکی ما با استفاده از مجموعه Flokzu BPM خودکار کرده‌اند، فرآیند پردازش وام است. این فرآیند شامل دریافت، بررسی و تأیید درخواست‌های وام و پرداخت وجوه به وام‌گیرندگان تأیید شده است. در اینجا سه مزیت خودکارسازی فرآیند پردازش وام با یک مجموعه BPM آمده است:

1. کارایی و اثربخشی بیشتر کارکنان بانک: مجموعه BPM می‌تواند وظایفی مانند اولویت‌بندی و تخصیص درخواست‌ها را خودکار کند، به‌روزرسانی‌های لحظه‌ای درباره وضعیت وام ارائه دهد و گزارش‌هایی درباره پیشرفت وام‌ها در فرآیند تأیید تولید کند.
2. اطمینان از پردازش به‌موقع و مؤثر درخواست‌های وام: مجموعه BPM می‌تواند یک پلتفرم متمرکز برای ارتباط با مشتریان فراهم کند و وظایف پیگیری مانند ارسال خودکار ایمیل‌ها با وضعیت درخواست‌ها را خودکار کند، که باعث کاهش تماس‌های تلفنی و سؤالات مشتریان می‌شود.
3. ردیابی عملکرد فرآیند پردازش وام در لحظه: به مدیران بانک این امکان را می‌دهد تا گلوگاه‌ها را شناسایی، زمان پاسخ‌دهی را بهبود بخشند و منابع را به‌طور مؤثرتری تخصیص دهند. مجموعه BPM همچنین می‌تواند داده‌های تاریخی درباره زمان‌های پردازش وام و نرخ‌های تأیید ارائه دهد که به مدیران بانک امکان می‌دهد عملکرد را در طول زمان اندازه‌گیری و تصمیم‌گیری‌های مبتنی بر داده برای بهبود بیشتر فرآیند انجام دهند.

منابع انسانی (HR) یکی از زمینه‌هایی که ما دیده‌ایم بسیاری از فرآیندها با Flokzu خودکار شده‌اند، منابع انسانی است. به عنوان مثال، فرآیند “ورود کارمندان جدید” شامل جمع‌آوری و بررسی مدارک استخدامی جدید، تکمیل وظایف مربوط به منابع انسانی، اطمینان از دریافت آموزش‌های لازم و ادغام کارمندان جدید در سیستم‌ها و فرآیندهای شرکت است. در اینجا سه مزیت خودکارسازی این فرآیند با یک مجموعه BPM آمده است:

1. کارایی و اثربخشی بیشتر کارکنان منابع انسانی: مجموعه BPM می‌تواند وظایفی مانند جمع‌آوری مدارک، تکمیل وظایف منابع انسانی و ادغام در سیستم‌های شرکت را خودکار کند.
2. بهبود تجربه کارمندان جدید: اطمینان از اینکه فرآیند به‌سرعت و مؤثر تکمیل می‌شود. مجموعه BPM می‌تواند به کارمندان جدید به‌روزرسانی‌های لحظه‌ای درباره پیشرفتشان ارائه دهد و وظایف پیگیری مانند ارسال ایمیل‌ها و تنظیم قرار ملاقات‌ها را خودکار کند.
3. ردیابی عملکرد فرآیند ورود کارمندان جدید در لحظه: به مدیران منابع انسانی این امکان را می‌دهد تا گلوگاه‌ها را شناسایی، زمان پاسخ‌دهی را بهبود بخشند و منابع را به‌طور مؤثرتری تخصیص دهند.

بهداشت و درمان یک فرآیند ساده اما بسیار مفید در صنعت بهداشت و درمان که می‌تواند با استفاده از یک مجموعه مدیریت فرآیند کسب‌وکار خودکار شود، فرآیند درخواست آموزش است. این فرآیند شامل جمع‌آوری و بررسی درخواست‌های آموزش از سوی حرفه‌ای‌های بهداشت و درمان (برای تکنولوژی جدید، روش‌های جدید، تکنیک‌های جدید)، تأیید این درخواست‌ها و بودجه توسط مقامات، و برنامه‌ریزی و هماهنگی جلسات آموزشی است. در اینجا سه مزیت خودکارسازی فرآیند درخواست آموزش با یک مجموعه BPM آمده است:

1. افزایش کارایی با خودکارسازی وظایفی مانند جمع‌آوری مدارک، تأیید و برنامه‌ریزی: این کار می‌تواند زمان لازم برای تکمیل این وظایف را کاهش دهد و زمان بیشتری برای حرفه‌ای‌های بهداشت و درمان برای تمرکز بر وظایف مهم‌تر فراهم کند.
2. ردیابی عملکرد فرآیند درخواست آموزش در لحظه: به مدیران بهداشت و درمان این امکان را می‌دهد تا گلوگاه‌ها را شناسایی، زمان پاسخ‌دهی را بهبود بخشند و منابع را به‌طور مؤثرتری تخصیص دهند. مجموعه BPM همچنین می‌تواند داده‌های تاریخی درباره زمان‌های درخواست آموزش ارائه دهد که به مدیران بهداشت و درمان امکان می‌دهد عملکرد را در طول زمان اندازه‌گیری و تصمیم‌گیری‌های مبتنی بر داده برای بهبود بیشتر فرآیند انجام دهند.
3. اطمینان از تکمیل فرآیند درخواست آموزش به‌طور مطابق با قوانین مربوطه: این کار می‌تواند ریسک عدم تطابق با مقررات مربوطه را کاهش دهد. این مسئله به‌ویژه در صنعت بهداشت و درمان که تطابق با قوانین برای حفظ استانداردهای بالای مراقبت از بیمار حیاتی است، بسیار مهم است.

تولید یکی از مثال‌های مشخصی که نتایج خوبی برای شرکت‌های تولیدی فراهم کرده است، فرآیند “درخواست تغییر محصول” است. این فرآیند شامل جمع‌آوری درخواست‌ها از بخش‌های مختلف برای تغییر مشخصات یک محصول (فنی، تجاری و غیره)، بررسی و تأیید این درخواست‌ها توسط مقامات مربوطه و اجرای تغییرات به محصول است. در اینجا سه مزیت خودکارسازی این فرآیند در یک مجموعه BPM آمده است:

1. افزایش کارایی با خودکارسازی وظایفی مانند جمع‌آوری مدارک، تأیید، تصعید، گزارش‌دهی و اجرا: این کار می‌تواند زمان لازم برای تکمیل این وظایف را کاهش دهد و زمان بیشتری برای کارکنان فراهم کند تا بر وظایف مهم‌تر تمرکز کنند.
2. ردیابی عملکرد فرآیند “درخواست تغییر محصول” در لحظه: اطمینان از اینکه تغییرات به‌موقع اجرا می‌شوند. این مسئله به‌ویژه هنگامی که تلاش می‌کنید به تغییرات یا تقاضای بازار پاسخ دهید، مهم است و هر تأخیری به معنای از دست دادن فروش است.
3. اطمینان از اینکه همه درخواست‌ها از یک فرآیند ثابت پیروی می‌کنند و همه مقررات و سیاست‌های مربوطه رعایت می‌شوند: این کار می‌تواند ریسک اشتباهات را کاهش دهد و اطمینان حاصل کند که فرآیند مطابق با استانداردهای صنعتی است، و شرکت را از مسئولیت‌های احتمالی محافظت کند.

مزایای ادغام مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM)

در طول این مقاله، چندین کاربرد BPM در صنایع مختلف را توصیف کرده‌ایم و مزایای مشخصی که به دست آمده‌اند را نشان داده‌ایم. در ادامه، پنج مورد از مهم‌ترین مزایای عمومی BPM را خلاصه می‌کنیم:

1. کارایی:
   • BPM به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای خود را ساده کرده و کارآمدتر کنند، زمان را کاهش داده و بهره‌وری را افزایش دهند.
2. قابلیت مشاهده:
   • BPM به سازمان‌ها دیدگاه واضح و جامعی از فرآیندهای خود می‌دهد (به ویژه با استفاده از نشانه‌گذاری BPMN برای مدل‌سازی فرآیندها)، و این امکان را می‌دهد تا مناطق نیازمند بهبود را شناسایی کرده و تصمیمات آگاهانه بگیرند.
3. همکاری:
   • BPM همکاری بین تیم‌ها، دپارتمان‌ها و حتی مشتریان و تامین‌کنندگان خارجی را تسهیل می‌کند و رویکردی یکپارچه و مؤثرتر به فرآیندهای کسب‌وکار را ترویج می‌دهد.
4. تجربه مشتری:
   • BPM به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهایی ایجاد کنند که متمرکز بر مشتری باشند، تجربه‌های بهتری برای مشتریان فراهم کنند و سطح رضایت مشتری را افزایش دهند.
5. چابکی:
   • مجموعه‌های BPM بدون نیاز به کدگذاری، به سازمان‌ها امکان می‌دهند تا فرآیندها را به سرعت و به‌طور مؤثر ایجاد و توسعه دهند، به نیازها و شرایط متغیر کسب‌وکار پاسخ دهند و به آنها کمک کنند تا از رقابت جلوتر بمانند و در بازار خود رقابتی باقی بمانند.

پرسش‌های متداول درباره مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM)

مدیریت فرآیند کسب‌وکار چیست؟ مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM) رویکردی سیستماتیک برای بهبود، مدیریت و بهینه‌سازی فرآیندهای سازمان است.

چهار مرحله در فرآیند مدیریت فرآیند کسب‌وکار چیست؟ این مراحل شامل مدل‌سازی، خودکارسازی، اندازه‌گیری و بهبود فرآیندها برای افزایش کارایی، قابلیت مشاهده و چابکی هستند.

چرا BPM مهم است؟ مدیریت فرآیند کسب‌وکار اهمیت دارد زیرا به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای خود را بهبود بخشند و کارایی، چابکی و رقابت‌پذیری خود را افزایش دهند. BPM همچنین به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که فرآیندهای خود را بهتر با اهداف کسب‌وکار همسو کنند و به تغییرات در بازار یا عملیات داخلی پاسخ دهند. با استفاده از BPM، سازمان‌ها می‌توانند فرآیندهای خود را ساده و بهینه کنند، که منجر به صرفه‌جویی در هزینه و افزایش بهره‌وری می‌شود.